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बैंक स्टेटमेंट PDF को Excel में कैसे बदलें

PDF को Excel में बदलें खोलें, स्टेटमेंट डालें और "Excel में बदलें" दबाएँ। हर पेज .xlsx फ़ाइल की एक शीट बन जाता है, शब्दों की जगह देखकर पंक्तियाँ दोबारा बनती हैं और रक़म असली संख्या बन जाती है जिसे जोड़ा जा सके। कुछ भी अपलोड नहीं होता।

लेखक Akash Gupta · · अपडेट

खोलें: PDF को Excel में बदलें

स्टेप बाय स्टेप

  1. पासवर्ड हो तो स्टेटमेंट अनलॉक करें. कई स्टेटमेंट पासवर्ड डालने पर ही खुलते हैं। पहले PDF का पासवर्ड हटाएँ से उसे हटाएँ, जिसके लिए पासवर्ड पता होना चाहिए। फ़ाइल सीधे खुलती हो तो यह कदम छोड़ दें।खोलें: PDF का पासवर्ड हटाएँ
  2. PDF को Excel में बदलें खोलें और फ़ाइल डालें. स्टेटमेंट को बॉक्स पर छोड़ें, क्लिक करके चुनें या पेस्ट करें। एक बार में 50 PDF तक जोड़ सकते हैं।खोलें: PDF को Excel में बदलें
  3. "Excel में बदलें" दबाएँ. हर पेज बारी बारी से पढ़ा जाता है और एक काउंटर दिखाता है कि काम कहाँ तक पहुँचा।
  4. .xlsx डाउनलोड करें और जाँचें. वर्कबुक सेव करें। PDF का हर पेज एक शीट है, जिसका नाम पेज 1, पेज 2 और इसी तरह होता है। टोटल पर भरोसा करने से पहले कुछ पंक्तियाँ PDF से मिला लें।

स्टेटमेंट को शीट में कॉपी करना मुश्किल क्यों है

PDF में स्प्रेडशीट जैसी टेबल नहीं होती। उसमें पेज पर अलग अलग जगह बने शब्द होते हैं। स्टेटमेंट चुनकर पेस्ट करें तो तारीख, विवरण और रक़म अक्सर एक लंबी लाइन में मिल जाते हैं।

PlumPDF ये शब्द आपके ब्राउज़र में पढ़ता है, एक ही लाइन के शब्दों को एक पंक्ति में रखता है, पास के शब्दों को एक सेल में जोड़ता है, और पेज में ऊपर से नीचे चलने वाली खाली जगहों को कॉलम की सीमा मानता है। यह कंप्यूटर से बने स्टेटमेंट, इनवॉइस और रिपोर्ट पर सबसे अच्छा चलता है।

Amount कॉलम को जोड़ना

1,23,456.50 या (15,000) जैसी रक़म असली संख्या बन जाती है, और कोष्ठक वाली रक़म ऋण मानी जाती है, इसलिए जोड़ तुरंत काम करता है। Excel में Amount कॉलम के सेल चुनें और विंडो के नीचे कुल देखें, या SUM फ़ंक्शन इस्तेमाल करें।

10 या उससे ज़्यादा अंकों की लंबी संख्याएँ, जैसे खाता नंबर, और शुरू में शून्य वाले मान जानबूझकर टेक्स्ट ही रखे जाते हैं, ताकि वे कभी बदलें या गोल न हों। अगर रक़म का कॉलम बाईं ओर सटा रहे और जुड़े नहीं, तो शायद वह टेक्स्ट पढ़ा गया है, इसलिए वे सेल जाँचें।

  • पंक्तियों को क्रम में रखने के लिए तारीख वाले कॉलम से सॉर्ट करें।
  • किसी एक पाने वाले या एक तरह के भुगतान को खोजने के लिए विवरण कॉलम फ़िल्टर करें।
  • देखें कि पहली और आख़िरी पंक्ति PDF से मिलती है, और क्लोज़िंग बैलेंस आपके अपने जोड़ से मेल खाता है।

ईमानदार सीमाएँ

नतीजा शुरुआत का मसौदा है, हूबहू नक़ल नहीं। कॉलम लेआउट देखकर अंदाज़े से बनते हैं, इसलिए कई कॉलम में फैली हेडिंग, या दो लाइन में टूटा विवरण दो सेल या दो पंक्तियों में बँटकर आ सकता है। उसे Excel में ठीक कर लें।

टूल को असली, चुनने लायक टेक्स्ट चाहिए। स्कैन या फ़ोटो खींचे स्टेटमेंट में सिर्फ़ तस्वीरें होती हैं, इसलिए PlumPDF बताता है कि कोई टेक्स्ट नहीं मिला। पहले उस पर OCR चलाकर टेक्स्ट परत जोड़ें, फिर नतीजा बदलें। तस्वीरें और बनी हुई आकृतियाँ छोड़ दी जाती हैं, और हर PDF में 200 पेज तक हो सकते हैं।

स्टेटमेंट को निजी रखना

स्टेटमेंट में आपका नाम, खाता नंबर और ख़र्च दिखता है, इसलिए यह जानना अच्छा है कि काम कहाँ होता है। PDF के पेज आपके ब्राउज़र टैब में पढ़े जाते हैं और वर्कबुक भी वहीं बनती है। टैब बंद करते ही वह मिट जाती है। PDF का पासवर्ड हटाएँ में डाला गया पासवर्ड भी कहीं नहीं भेजा जाता।

सवाल और जवाब

मेरा स्टेटमेंट पासवर्ड माँगता है। क्या करूँ?

पहले उसे PDF का पासवर्ड हटाएँ में खोलें। फ़ाइल डालें, खोलने वाला पासवर्ड लिखें और कॉपी सेव करें, फिर उस कॉपी को बदलें। सही पासवर्ड के बिना फ़ाइल बंद रहती है, और कोई अंदाज़ा या क्रैक नहीं किया जाता।

क्या रक़म संख्या बनकर आएगी?

हाँ, रक़म संख्या बनती है, जिसमें 1,23,456.50 जैसी भारतीय ग्रुपिंग, रुपये का चिह्न और ऋण के लिए कोष्ठक भी शामिल हैं। खाता नंबर, फ़ोन नंबर और शुरू में शून्य वाले मान टेक्स्ट ही रहते हैं ताकि वे बदलें नहीं।

यह क्यों कहता है कि चुनने लायक टेक्स्ट नहीं मिला?

PDF शायद स्कैन या फ़ोटो है। पहले OCR चलाकर टेक्स्ट परत जोड़ें, फिर नतीजा बदलें। आपकी जोड़ी हुई बाक़ी PDF फिर भी आगे बढ़ती हैं।

कुछ पंक्तियाँ ग़लत तरह से बँटी या जुड़ी हैं। क्यों?

PDF में शब्द सिर्फ़ जगहों पर होते हैं, इसलिए टूल लेआउट देखकर पंक्तियाँ और कॉलम अंदाज़े से बनाता है। दो लाइन में टूटा विवरण और मर्ज की हुई हेडिंग आम वजह हैं। बदलने के बाद उन्हें Excel में ठीक कर लें।

क्या यह इनवॉइस और रिपोर्ट के लिए भी चलता है?

हाँ। इनवॉइस की सूची, प्राइस लिस्ट और कंप्यूटर से बनी रिपोर्ट का नतीजा सबसे साफ़ आता है, क्योंकि उनका टेक्स्ट सुघड़ लाइनों और कॉलम में होता है।

क्या एक साथ कई स्टेटमेंट बदल सकते हैं?

हाँ, 50 PDF तक। हर PDF की एक .xlsx फ़ाइल मिलती है, जिसमें हर पेज की एक शीट होती है।

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